Las claves del éxito de un evento

¿Qué buscamos con un evento? La primera y gran pregunta. La organización de cualquier evento debe responder a la estrategia y objetivos que la empresa promotora se haya propuesto alcanzar, es decir: el lanzamiento de un producto, la celebración de un hito, fomentar la relación con sus stakeholders y un largo etcétera.

Trazar el horizonte adecuado es clave para el éxito en la organización de un evento. La ubicación, el ambiente, la lista de invitados, la repercusión, los medios técnicos o el catering… deberán concretarse en función a los objetivos marcados.

De esta forma, el óptimo desarrollo de un evento depende en gran medida de diferentes factores, pero sin duda el trabajo en equipo es primordial. Y, por eso, es fundamental la adecuada coordinación de nuestro personal y colaboradores. Hay que hacerse preguntas. Preguntas, preguntas y más preguntas… para ser capaces de dar respuesta a todos los implicados. Si me pongo en la piel de nuestro cliente, deberemos preguntarnos: ¿Cuál es la imagen que queremos transmitir?, ¿representa los valores de mi empresa?, ¿qué es lo que está buscando realmente? (…). De nuestros colaboradores: ¿Habrá luz suficiente?, ¿cómo llego hasta allí? (…). De los asistentes: ¿estaré cómodo?, ¿encaja esto con mi sector?, ¿por qué debería asistir?, ¿será buena la comida? (…). Hay que ponerse en el lugar de todos y meditar bien todas las respuestas.

Los detalles son también un aspecto muy importante. Un evento muy caro o muy espectacular puede terminar siendo decepcionante si no estamos atentos a los detalles más pequeños. Organizar eventos exige ser perfeccionista y exigente, al fin y al cabo se trata de ofrecer la mejor versión de nuestro cliente y generar momentos impactantes.

Para concluir, nos centraremos en dos últimos aspectos. Por un lado, debemos tener en cuenta que cuando diseñamos un evento tenemos que generar experiencias, crear instantes y sensaciones que permanezcan en la memoria de los asistentes y consigan retener el mensaje en su recuerdo. Aquí juega un papel fundamental nuestra creatividad. Y, por otro lado, debemos considerar el evento en sí mismo y como medio para alcanzar otros propósitos. Es decir, que es importante estar atentos a la organización de lo que en sí será el acto y todo lo que conllevará, pero además debemos aprovecharlo para lograr repercusión y generar notoriedad de marca.

Comparte